Une étape critique d’ISO 9001 qui est souvent négligée consiste à trouver des non-conformités dans le système qualité, à les évaluer pour déterminer leur ampleur et à prendre des mesures pour les résoudre. Cela implique d’identifier et d’isoler les produits ou processus non conformes pour éviter la croissance des problèmes.
Identifier et résoudre les non-conformités dans le système qualité est en soi un processus, un processus qui se déroule en quelques étapes. Aujourd’hui, nous partageons un modèle en 5 étapes adapté à cette tâche.
5 étapes pour résoudre les non-conformités dans le système qualité
La découverte des non-conformités dans le système qualité et leur résolution est une exigence de la norme ISO 9001: 2015. Plus précisément, la clause 10.2 demande à l’organisation d’évaluer la nécessité de prendre des mesures correctives pour empêcher la récurrence de la non-conformité.
En outre, la clause 8.7, qui nous informe sur les produits non conformes, oblige l’organisation à concevoir et à mettre en œuvre des processus efficaces pour empêcher les produits ou services non conformes d’atteindre les clients.
Ceci est un exemple de l’importance d’avoir une procédure spécialisée pour résoudre les non-conformités dans le système qualité. Ce processus se déroule en 5 étapes:
1. Identifiez le problème
On sait qu’il y a une non-conformité car le résultat n’est pas celui attendu. Et nous savons que nous n’obtenons pas le résultat escompté lorsque des réclamations clients surviennent ou lorsque nous découvrons que les produits ne répondent pas aux attentes des clients avant la livraison.
Lorsqu’une non-conformité apparaît, elle doit être enregistrée et signalée. Il est très important que ce dossier identifie avec précision le problème et sa portée. Par conséquent, le rapport doit inclure l’impact de la non-conformité, qui sera affecté, et si possible, une proposition d’action corrective pour résoudre le problème.
Fondamentalement, le rapport doit contenir une description détaillée du problème: où il s’est produit, quand il s’est produit, quelle est sa dimension, à quelle fréquence il s’est produit et quelles mesures de confinement immédiates ont été prises.
2. Formez une équipe pour travailler à la résolution du problème
Une fois le problème identifié, l’étape suivante consiste à créer une équipe qui travaille à sa résolution. S’il est important d’avoir des professionnels du domaine de la qualité et même des directeurs de zone, la participation des employés impliqués dans les processus impliqués est également requise.
La taille de l’équipe dépendra de la complexité et de l’impact possible du problème. Avoir plus de personnes qui sont strictement nécessaires peut être aussi contre-productif que d’avoir trop peu de personnes. De plus, les membres de l’équipe doivent avoir des compétences analytiques pour évaluer les faits entourant le problème et trouver la cause profonde du problème.
3. Trouvez la cause première
Cette étape est essentielle pour éviter une récurrence du problème à l’avenir et il existe plusieurs méthodes pour le faire. L’une des méthodes les plus utilisées est la méthode des «cinq pourquoi», mais il y a aussi l’analyse des modes de défaillance et des effets, l’arbre de décision, le diagramme d’Ishikawa …
N’importe entre eux peut être utilisé tant que le résultat final est l’identification incontestable de la cause profonde du problème. Cela peut prendre un peu plus de temps que prévu, mais l’important est de le terminer jusqu’au bout. Sinon, il en résulte une inefficacité des actions correctives proposées, une perte de temps et de ressources.
4. Mettre en œuvre des actions correctives
La découverte de la cause première produit comme effet immédiat l’apparition de l’action corrective à entreprendre. Si la cause première est, par exemple, le manque de formation, l’action corrective est évidente: concevoir et mettre en œuvre les programmes de formation nécessaires.
Parfois, les mesures prises pour contenir temporairement le problème s’avèrent efficaces pour l’éliminer complètement. D’une manière ou d’une autre, il est important que l’action corrective élimine le problème et assure également la non-répétition.
5. Mesure et contrôle de l’efficacité des mesures correctives
Après avoir mis en place l’action corrective, maintenant vous devez mesurer son efficacité. Pour ce faire, il est nécessaire de lancer des processus de supervision et de revue qui impliquent les employés responsables des processus concernés.
La supervision et la surveillance sont appliquées jusqu’à ce qu’il y ait des preuves suffisantes que l’action corrective a été efficace et a éliminé le problème. Dans certains cas extrêmement graves, un audit interne peut être nécessaire dans le seul but de vérifier l’efficacité des actions correctives.
Dans tous les cas, tant l’action corrective que les mécanismes utilisés pour vérifier son efficacité doivent être documentés.
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